Langkah Awal Menyusun Strategi Efisiensi Bisnis

Menjalankan bisnis bukan hanya tentang bagaimana meningkatkan penjualan. Di balik pertumbuhan omzet, ada hal lain yang tidak kalah penting untuk diperhatikan, yaitu bagaimana perusahaan menggunakan waktu, tenaga, biaya, dan sumber daya yang dimiliki.

Bisnis bisa saja memiliki penjualan yang terus meningkat, tetapi keuntungan tidak ikut bertumbuh karena biaya operasional juga meningkat dengan cepat. Tim semakin sibuk, jumlah karyawan bertambah, banyak aplikasi digunakan, tetapi pekerjaan justru terasa semakin rumit.

Kondisi seperti ini sering menjadi tanda bahwa bisnis perlu mulai memperhatikan efisiensi.

Namun, strategi efisiensi bisnis bukan berarti perusahaan harus mengurangi semua pengeluaran atau melakukan penghematan secara berlebihan. Efisiensi juga tidak selalu berarti mengurangi jumlah karyawan.

Efisiensi lebih berkaitan dengan bagaimana perusahaan mendapatkan hasil yang lebih baik dari sumber daya yang sudah dimiliki.

Misalnya pekerjaan yang sebelumnya membutuhkan waktu tiga jam dapat diselesaikan dalam satu jam karena prosesnya diperbaiki. Data yang sebelumnya dimasukkan dua kali dapat dibuat otomatis. Biaya langganan software yang tidak digunakan dapat dihentikan. Proses persetujuan yang terlalu panjang dapat disederhanakan.

Perubahan-perubahan kecil seperti ini jika dilakukan secara konsisten dapat memberikan dampak yang cukup besar.

Karena itu, sebelum melakukan pemotongan biaya secara besar-besaran, perusahaan sebaiknya memahami terlebih dahulu bagian mana yang sebenarnya perlu diperbaiki.

Pahami Terlebih Dahulu Apa Arti Efisiensi bagi Bisnis Anda

Setiap bisnis memiliki kondisi yang berbeda.

Efisiensi pada perusahaan perdagangan mungkin berhubungan dengan pengelolaan stok dan distribusi. Pada perusahaan jasa, masalah terbesar mungkin berada pada produktivitas tim. Sementara pada bisnis digital, efisiensi dapat berkaitan dengan otomatisasi transaksi, penggunaan server, atau integrasi sistem.

Karena itu, jangan hanya mengikuti strategi perusahaan lain.

Mulailah dengan bertanya: masalah apa yang paling banyak menghabiskan sumber daya di perusahaan Anda?

Mungkin tim terlalu banyak melakukan pekerjaan administratif.

Mungkin biaya pemasaran terus meningkat tetapi penjualan tidak bertambah.

Mungkin stok terlalu banyak tersimpan.

Atau mungkin perusahaan membayar berbagai layanan yang sebenarnya jarang digunakan.

Setelah masalah utama ditemukan, strategi efisiensi dapat dibuat dengan lebih terarah.

Petakan Seluruh Proses Bisnis yang Berjalan

Salah satu langkah awal yang sangat penting adalah memahami bagaimana pekerjaan berjalan dari awal sampai akhir.

Banyak pemilik bisnis merasa sudah memahami operasional perusahaan karena setiap hari terlibat di dalamnya. Namun, ketika proses benar-benar dipetakan, sering ditemukan pekerjaan yang ternyata tidak diperlukan atau dilakukan berulang kali.

Ambil satu proses sederhana.

Misalnya proses menerima pesanan pelanggan.

Catat setiap langkah mulai dari pelanggan melakukan pemesanan sampai transaksi selesai.

Anda mungkin menemukan alur seperti:

• Pelanggan menghubungi sales.
• Sales mencatat pesanan.
• Data dikirim kepada admin.
• Admin memasukkan kembali pesanan ke spreadsheet.
• Finance memeriksa pembayaran.
• Admin mengirim informasi kepada operasional.
• Operasional memproses pesanan.
• Status dikirim kembali kepada admin.
• Admin menghubungi pelanggan.

Dari alur tersebut, perusahaan dapat melihat apakah terdapat proses yang dapat disederhanakan.

Mungkin data tidak perlu dimasukkan dua kali.

Mungkin status transaksi dapat diperbarui melalui sistem.

Pemetaan seperti ini membantu menemukan sumber pemborosan yang sebelumnya tidak terlihat.

Cari Pekerjaan yang Dilakukan Berulang Kali

Pekerjaan berulang merupakan salah satu tempat terbaik untuk memulai efisiensi.

Jika sebuah pekerjaan hanya dilakukan sekali setahun, otomatisasi mungkin belum terlalu dibutuhkan.

Namun, jika pekerjaan yang sama dilakukan ratusan kali setiap hari, sedikit perbaikan dapat menghasilkan penghematan waktu yang besar.

Misalnya seorang staf membutuhkan dua menit untuk memindahkan data transaksi.

Jika dilakukan 300 kali setiap hari, berarti sekitar 600 menit atau 10 jam kerja digunakan hanya untuk memindahkan data.

Dalam kondisi seperti ini, integrasi atau otomatisasi dapat memberikan dampak yang cukup besar.

Beberapa pekerjaan berulang yang dapat diperiksa antara lain:

• Input data.
• Pembuatan laporan.
• Pengiriman invoice.
• Pengecekan pembayaran.
• Pembaruan stok.
• Pengiriman notifikasi.
• Rekonsiliasi transaksi.
• Pembuatan dokumen rutin.

Tidak semuanya harus langsung diotomatisasi. Prioritaskan pekerjaan yang paling sering dilakukan dan paling banyak menggunakan waktu.

Periksa Biaya Operasional Secara Detail

Efisiensi juga membutuhkan pemahaman terhadap struktur biaya.

Jangan hanya melihat total pengeluaran bulanan.

Periksa setiap kategori.

Berapa biaya tenaga kerja?

Berapa biaya pemasaran?

Berapa biaya teknologi?

Berapa biaya kantor?

Berapa biaya distribusi?

Berapa biaya vendor?

Setelah itu, bandingkan dengan manfaat yang diperoleh.

Ada pengeluaran yang terlihat besar tetapi sebenarnya sangat penting karena menghasilkan pendapatan.

Sebaliknya, ada biaya kecil yang terlihat tidak berarti tetapi jika dikumpulkan ternyata cukup besar.

Karena itu, tujuan evaluasi bukan mencari biaya terbesar untuk langsung dipotong.

Tujuannya adalah mengetahui apakah setiap biaya masih memberikan manfaat yang sepadan.

Bedakan Efisiensi dengan Sekadar Menghemat Biaya

Kesalahan yang cukup sering terjadi adalah menganggap efisiensi sama dengan memilih pilihan termurah.

Padahal belum tentu.

Misalnya perusahaan mengganti software berbayar dengan software gratis untuk menghemat Rp2 juta per bulan.

Namun, software gratis tersebut membuat tim harus melakukan banyak pekerjaan manual.

Jika lima karyawan masing-masing kehilangan beberapa jam kerja setiap minggu, biaya tidak langsungnya bisa lebih besar dibandingkan biaya langganan sebelumnya.

Karena itu, setiap penghematan perlu dilihat secara menyeluruh.

Pertimbangkan dampaknya terhadap waktu, produktivitas, kualitas, pelanggan, dan risiko operasional.

Pilihan termurah belum tentu menjadi pilihan yang paling efisien.

Tentukan Prioritas Pengeluaran

Tidak semua pengeluaran memiliki tingkat kepentingan yang sama.

Perusahaan perlu mengetahui biaya mana yang benar-benar menjaga bisnis tetap berjalan dan biaya mana yang masih dapat disesuaikan.

Secara sederhana, Anda dapat mengelompokkan pengeluaran menjadi:

• Pengeluaran utama untuk operasional.
• Pengeluaran yang mendukung pendapatan.
• Pengeluaran untuk pertumbuhan.
• Pengeluaran yang dapat ditunda.
• Pengeluaran yang sudah tidak memberikan manfaat.

Pengelompokan seperti ini sangat membantu ketika perusahaan perlu melakukan penyesuaian anggaran.

Daripada memotong seluruh biaya dengan persentase yang sama, perusahaan dapat melakukan efisiensi berdasarkan prioritas.

Dengarkan Tim yang Menjalankan Pekerjaan Setiap Hari

Pemilik atau manajemen memiliki pandangan yang luas mengenai bisnis, tetapi belum tentu mengetahui setiap detail pekerjaan.

Karyawan yang menjalankan proses setiap hari sering mengetahui masalah yang tidak terlihat dari tingkat manajemen.

Misalnya staf finance mengetahui bahwa satu laporan harus dibuat dua kali.

Tim gudang mengetahui bahwa proses pencatatan stok terlalu panjang.

Customer service mengetahui bahwa pelanggan selalu menanyakan informasi yang sama.

Sales mengetahui bahwa proses persetujuan harga terlalu lama sehingga calon pelanggan kehilangan minat.

Karena itu, libatkan tim ketika menyusun strategi efisiensi.

Tanyakan bagian pekerjaan mana yang paling banyak menghabiskan waktu.

Tanyakan pula proses apa yang menurut mereka dapat disederhanakan.

Masukan seperti ini sering menghasilkan ide efisiensi yang sangat praktis.

Kurangi Proses Persetujuan yang Tidak Diperlukan

Kontrol memang penting.

Namun, terlalu banyak proses persetujuan dapat memperlambat pekerjaan.

Misalnya pembelian perlengkapan kantor senilai Rp100.000 harus mendapatkan persetujuan dari tiga orang.

Secara administrasi, waktu yang digunakan untuk proses tersebut mungkin lebih mahal dibandingkan nilai transaksinya.

Perusahaan dapat membuat batas kewenangan berdasarkan nominal dan jenis transaksi.

Pengeluaran kecil dapat disetujui supervisor.

Pengeluaran menengah membutuhkan persetujuan manajer.

Pengeluaran besar baru membutuhkan persetujuan manajemen yang lebih tinggi.

Dengan begitu, kontrol tetap berjalan tanpa membuat seluruh aktivitas menjadi lambat.

Evaluasi Penggunaan Software dan Langganan

Bisnis modern menggunakan banyak layanan digital.

Ada software komunikasi, desain, akuntansi, CRM, cloud storage, project management, marketing, HR, dan berbagai aplikasi lainnya.

Masalahnya, perusahaan terkadang terus membayar langganan meskipun aplikasi sudah jarang digunakan.

Lakukan pemeriksaan secara berkala.

Perhatikan jumlah akun yang aktif.

Misalnya perusahaan membayar 50 akun tetapi hanya 30 yang digunakan.

Kurangi jumlah lisensi jika memungkinkan.

Periksa juga apakah terdapat beberapa aplikasi yang memiliki fungsi hampir sama.

Menggabungkan kebutuhan ke dalam sistem yang lebih sesuai dapat membantu mengurangi biaya sekaligus membuat pekerjaan lebih sederhana.

Gunakan Teknologi untuk Mengurangi Pekerjaan Manual

Teknologi dapat menjadi bagian penting dalam strategi efisiensi.

Namun, jangan menggunakan teknologi hanya karena sedang populer.

Mulailah dari masalah.

Jika tim menghabiskan banyak waktu membuat invoice, cari sistem yang dapat membantu membuat invoice secara otomatis.

Jika data pelanggan tersebar di banyak tempat, pertimbangkan CRM.

Jika stok sering berbeda, perbaiki sistem inventory.

Jika laporan dibuat secara manual setiap hari, cari cara agar data dapat diolah secara otomatis.

Teknologi seharusnya mengurangi pekerjaan, bukan menambah kompleksitas.

Karena itu, pilih sistem yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Integrasikan Sistem yang Saling Berhubungan

Banyak bisnis sudah menggunakan teknologi tetapi tetap tidak efisien karena setiap aplikasi berdiri sendiri.

Data dari aplikasi A harus diunduh kemudian dimasukkan ke aplikasi B.

Setelah itu data dari aplikasi B kembali dipindahkan ke spreadsheet.

Kondisi seperti ini menunjukkan adanya peluang integrasi.

Misalnya sistem penjualan dapat dihubungkan dengan stok.

Sistem pembayaran dapat dihubungkan dengan transaksi.

CRM dapat dihubungkan dengan sumber leads.

Sistem transaksi dapat dihubungkan dengan laporan keuangan.

Integrasi membantu mengurangi perpindahan data secara manual sekaligus menurunkan risiko kesalahan.

Buat SOP untuk Pekerjaan yang Sering Dilakukan

Efisiensi tidak selalu membutuhkan teknologi.

Terkadang masalah terjadi karena setiap orang memiliki cara kerja sendiri.

Misalnya tiga staf customer service menangani keluhan menggunakan prosedur berbeda.

Akibatnya, waktu penyelesaian dan kualitas pelayanan menjadi tidak konsisten.

Standard Operating Procedure atau SOP dapat membantu memberikan panduan.

Namun, SOP tidak harus dibuat terlalu panjang.

Untuk pekerjaan sederhana, checklist singkat mungkin sudah cukup.

Yang penting, karyawan memahami langkah yang harus dilakukan, batas kewenangan, dan kondisi yang membutuhkan eskalasi.

Kurangi Rapat yang Tidak Memberikan Hasil

Rapat juga menggunakan sumber daya.

Jika sepuluh orang mengikuti rapat selama dua jam, perusahaan sebenarnya menggunakan 20 jam kerja.

Karena itu, rapat perlu memiliki tujuan yang jelas.

Sebelum mengadakan meeting, tanyakan apakah masalah memang membutuhkan diskusi bersama.

Beberapa informasi mungkin cukup disampaikan melalui pesan atau laporan.

Jika rapat diperlukan, tentukan agenda dan keputusan yang ingin dihasilkan.

Dengan begitu, waktu tim dapat digunakan dengan lebih produktif.

Perhatikan Efisiensi Pengelolaan Stok

Untuk bisnis yang memiliki barang fisik, stok dapat menjadi salah satu sumber biaya terbesar.

Stok terlalu sedikit dapat membuat perusahaan kehilangan penjualan.

Namun, stok terlalu banyak juga memiliki risiko.

Modal tertahan di gudang.

Ada biaya penyimpanan.

Produk dapat rusak atau menjadi usang.

Karena itu, gunakan data penjualan untuk membantu menentukan jumlah stok.

Perhatikan produk yang cepat bergerak dan produk yang lambat.

Tidak semua produk harus memiliki jumlah persediaan yang sama.

Pengelolaan stok yang lebih baik dapat membantu menjaga arus kas.

Evaluasi Vendor Secara Berkala

Vendor juga memengaruhi efisiensi bisnis.

Perusahaan mungkin sudah bekerja sama dengan supplier yang sama selama bertahun-tahun tanpa melakukan evaluasi.

Padahal harga, kualitas, dan kebutuhan perusahaan dapat berubah.

Lakukan evaluasi secara berkala.

Jangan hanya melihat harga.

Perhatikan juga kualitas, kecepatan, stabilitas, dukungan, dan kemudahan administrasi.

Vendor dengan harga sedikit lebih mahal mungkin justru lebih efisien jika mampu mengurangi masalah operasional.

Sebaliknya, jika terdapat layanan yang sudah tidak sesuai kebutuhan, perusahaan dapat mencari alternatif.

Kurangi Kesalahan yang Menyebabkan Pekerjaan Ulang

Salah satu bentuk pemborosan yang sering tidak terlihat adalah pekerjaan ulang.

Misalnya desain harus direvisi berkali-kali karena brief tidak jelas.

Transaksi harus diproses kembali karena salah memasukkan data.

Barang harus dikirim ulang karena alamat salah.

Laporan harus dibuat ulang karena format tidak sesuai.

Setiap pekerjaan ulang menggunakan waktu dan biaya.

Karena itu, cari penyebab kesalahan.

Beberapa cara yang dapat membantu antara lain:

• Membuat brief yang jelas.
• Menggunakan checklist.
• Melakukan validasi data.
• Membuat standar kerja.
• Menambahkan proses review pada pekerjaan penting.
• Menggunakan sistem untuk mengurangi input manual.

Mencegah kesalahan sering kali lebih murah dibandingkan memperbaikinya.

Jangan Mengorbankan Pengalaman Pelanggan

Efisiensi yang baik tidak seharusnya membuat pelanggan mendapatkan pelayanan yang lebih buruk.

Misalnya perusahaan mengurangi jumlah customer service terlalu banyak untuk menghemat biaya.

Akibatnya pelanggan harus menunggu berjam-jam untuk mendapatkan jawaban.

Secara laporan, biaya mungkin turun.

Namun, jika pelanggan mulai berpindah ke kompetitor, perusahaan justru mengalami kerugian.

Karena itu, setiap strategi efisiensi perlu mempertimbangkan dampaknya terhadap pelanggan.

Jika sebuah penghematan menurunkan kualitas produk atau pelayanan secara signifikan, hitung kembali manfaatnya.

Tentukan Indikator Keberhasilan

Strategi efisiensi harus dapat diukur.

Tanpa indikator, perusahaan tidak mengetahui apakah perubahan benar-benar memberikan hasil.

Indikator dapat berbeda tergantung tujuan.

Misalnya:

• Waktu penyelesaian pekerjaan.
• Biaya per transaksi.
• Jumlah kesalahan.
• Jumlah pekerjaan manual.
• Produktivitas per karyawan.
• Biaya operasional.
• Margin keuntungan.
• Waktu respons pelanggan.
• Jumlah pekerjaan ulang.

Bandingkan kondisi sebelum dan sesudah perubahan.

Jika proses sebelumnya membutuhkan empat jam dan sekarang hanya dua jam dengan kualitas yang sama, terdapat peningkatan efisiensi yang jelas.

Mulai dari Perubahan Kecil dengan Dampak Besar

Tidak semua strategi efisiensi harus berupa proyek besar.

Perubahan sederhana sering memberikan hasil lebih cepat.

Misalnya menghapus satu proses input ganda.

Membuat template laporan.

Mengurangi satu tahapan persetujuan.

Membuat checklist sebelum pengiriman.

Menghentikan langganan yang tidak digunakan.

Mengintegrasikan dua sistem yang sebelumnya dikerjakan manual.

Mulailah dari hal yang mudah diterapkan tetapi memiliki dampak cukup besar.

Keberhasilan kecil seperti ini dapat membantu tim melihat manfaat perubahan.

Setelah itu, perusahaan dapat melanjutkan ke perbaikan yang lebih kompleks.

Lakukan Evaluasi Secara Berkala

Efisiensi bukan proyek yang dilakukan satu kali kemudian selesai.

Bisnis terus berubah.

Jumlah pelanggan meningkat.

Produk bertambah.

Teknologi berkembang.

Struktur organisasi berubah.

Proses yang efisien hari ini belum tentu tetap efisien dua tahun kemudian.

Karena itu, lakukan evaluasi secara berkala.

Anda dapat melakukan review setiap beberapa bulan untuk melihat apakah terdapat proses yang mulai terlalu panjang, biaya yang meningkat, atau pekerjaan manual yang semakin banyak.

Evaluasi rutin membantu perusahaan memperbaiki proses sebelum masalah menjadi terlalu besar.

Bangun Efisiensi Tanpa Menghambat Pertumbuhan Bisnis

Pada akhirnya, strategi efisiensi bisnis bukan tentang membuat perusahaan mengeluarkan uang sesedikit mungkin.

Efisiensi adalah tentang menggunakan sumber daya secara lebih tepat.

Perusahaan tetap boleh mengeluarkan biaya besar jika biaya tersebut memberikan manfaat yang sepadan.

Anda dapat meningkatkan anggaran pemasaran jika menghasilkan pelanggan dengan biaya yang sehat. Anda dapat membeli software jika mampu menghemat banyak waktu kerja. Anda juga dapat menambah karyawan jika memang dibutuhkan untuk meningkatkan kapasitas bisnis.

Yang perlu dikurangi adalah pemborosan.

Pekerjaan yang dilakukan berulang tanpa alasan, sistem yang tidak digunakan, proses persetujuan terlalu panjang, kesalahan yang terus berulang, dan pengeluaran yang tidak lagi memberikan manfaat adalah beberapa bagian yang dapat mulai diperiksa.

Mulailah dengan memetakan proses bisnis.

Lihat bagaimana pekerjaan berjalan dari awal sampai akhir. Dengarkan tim yang mengerjakannya setiap hari. Periksa struktur biaya dan cari aktivitas yang paling banyak menggunakan waktu.

Setelah menemukan masalah, jangan langsung melakukan perubahan besar.

Tentukan prioritas berdasarkan dampak dan kemudahan implementasi.

Perbaiki satu proses, ukur hasilnya, kemudian lanjutkan ke bagian berikutnya.

Pendekatan seperti ini membuat strategi efisiensi lebih mudah diterima oleh tim karena perubahan dilakukan secara bertahap dan memiliki alasan yang jelas.

Teknologi juga dapat digunakan untuk membantu, terutama ketika bisnis sudah memiliki banyak transaksi dan pekerjaan administratif. Namun, teknologi tetap harus mengikuti kebutuhan bisnis, bukan sebaliknya.

Efisiensi yang sehat pada akhirnya membuat perusahaan memiliki lebih banyak ruang untuk bertumbuh.

Waktu yang sebelumnya digunakan untuk pekerjaan berulang dapat dialihkan untuk melayani pelanggan. Biaya yang sebelumnya terbuang dapat digunakan untuk pengembangan produk. Data yang sebelumnya tersebar dapat digunakan untuk membuat keputusan yang lebih baik.

Dengan demikian, efisiensi bukan sekadar program penghematan.

Efisiensi adalah proses membangun bisnis yang lebih rapi, produktif, dan mampu menggunakan sumber dayanya dengan bijak.

Ketika dilakukan secara konsisten, perusahaan tidak hanya dapat mengurangi pemborosan, tetapi juga memiliki fondasi operasional yang lebih kuat untuk menghadapi pertumbuhan dan perubahan kondisi pasar di masa mendatang.