Dasar-Dasar Manajemen Risiko yang Perlu Dipahami Pemilik Usaha

Menjalankan usaha selalu berhubungan dengan ketidakpastian. Penjualan dapat meningkat lebih cepat dari perkiraan, tetapi juga bisa mengalami penurunan. Supplier yang selama ini berjalan lancar dapat mengalami keterlambatan. Karyawan penting dapat mengundurkan diri, sistem mengalami gangguan, pelanggan terlambat membayar, atau muncul perubahan pasar yang memengaruhi permintaan.

Tidak semua risiko tersebut dapat dihindari.

Justru salah satu kemampuan penting dalam menjalankan bisnis adalah memahami risiko mana yang perlu diperhatikan, seberapa besar dampaknya, dan apa yang harus dilakukan jika risiko tersebut benar-benar terjadi.

Inilah alasan manajemen risiko penting dipahami oleh pemilik usaha.

Manajemen risiko bukan hanya konsep yang digunakan perusahaan besar dengan banyak divisi dan prosedur yang kompleks. Usaha kecil dan menengah juga dapat menerapkannya dengan cara yang jauh lebih sederhana.

Anda tidak harus langsung membuat dokumen puluhan halaman atau menggunakan sistem khusus. Pada tahap awal, yang paling penting adalah membangun kebiasaan untuk mengenali kemungkinan masalah sebelum terjadi dan mempersiapkan langkah untuk menghadapinya.

Dengan pendekatan tersebut, bisnis tidak hanya bereaksi ketika masalah sudah muncul, tetapi memiliki persiapan yang lebih baik untuk menjaga operasional tetap berjalan.

Memahami Apa yang Dimaksud dengan Risiko Bisnis

Secara sederhana, risiko bisnis adalah kemungkinan terjadinya suatu kondisi yang dapat memengaruhi pencapaian tujuan usaha.

Dampaknya tidak selalu berupa kerugian uang secara langsung.

Risiko dapat menyebabkan operasional berhenti, pelanggan kecewa, reputasi menurun, proyek terlambat, biaya meningkat, atau perusahaan kehilangan peluang.

Misalnya Anda menjalankan bisnis yang sangat bergantung pada satu supplier.

Selama supplier tersebut berjalan normal, tidak ada masalah. Namun, ketika stok supplier habis selama beberapa minggu, bisnis Anda tidak dapat memenuhi permintaan pelanggan.

Ketergantungan tersebut merupakan risiko.

Contoh lain adalah bisnis yang seluruh data pelanggan dan transaksi hanya tersimpan di satu komputer tanpa backup. Selama komputer tersebut berjalan baik, semuanya terlihat normal. Tetapi ketika perangkat rusak, dampaknya dapat menjadi serius.

Manajemen risiko mencoba melihat kemungkinan seperti ini sebelum berubah menjadi masalah besar.

Risiko Tidak Selalu Harus Dihindari

Salah satu kesalahpahaman mengenai manajemen risiko adalah menganggap semua risiko harus dihilangkan.

Dalam bisnis, hal tersebut hampir tidak mungkin.

Membuka cabang baru memiliki risiko. Meluncurkan produk baru juga memiliki risiko. Merekrut karyawan, membeli mesin, memberikan pembayaran tempo kepada pelanggan, hingga melakukan investasi pemasaran semuanya memiliki tingkat ketidakpastian.

Jika bisnis menghindari seluruh risiko, pertumbuhan juga dapat menjadi sangat terbatas.

Karena itu, tujuan manajemen risiko bukan membuat bisnis bebas risiko.

Tujuannya adalah membantu Anda mengambil risiko secara lebih terukur.

Anda memahami apa yang mungkin terjadi, berapa besar kemungkinan dan dampaknya, kemudian menentukan apakah risiko tersebut masih dapat diterima.

Mulai dengan Mengidentifikasi Risiko

Tahap pertama adalah mengetahui apa saja yang dapat mengganggu bisnis.

Luangkan waktu untuk melihat seluruh proses usaha, mulai dari mendapatkan pelanggan sampai produk atau layanan selesai diberikan.

Kemudian tanyakan: apa yang dapat salah pada setiap tahap?

Beberapa kategori risiko yang umum ditemukan dalam bisnis antara lain:

• Risiko keuangan.
• Risiko operasional.
• Risiko pasar.
• Risiko supplier.
• Risiko teknologi.
• Risiko sumber daya manusia.
• Risiko hukum dan kepatuhan.
• Risiko keamanan data.
• Risiko reputasi.
• Risiko bencana atau gangguan eksternal.

Tidak semua kategori memiliki tingkat kepentingan yang sama untuk setiap bisnis.

Usaha kuliner mungkin sangat memperhatikan bahan baku dan keamanan makanan. Perusahaan teknologi lebih banyak menghadapi risiko sistem dan keamanan data. Sementara bisnis distribusi perlu memperhatikan stok, supplier, logistik, dan piutang pelanggan.

Karena itu, daftar risiko sebaiknya dibuat berdasarkan kondisi nyata bisnis Anda.

Bedakan Risiko Berdasarkan Kemungkinan Terjadi

Setelah risiko terkumpul, jangan memperlakukan semuanya dengan prioritas yang sama.

Perhatikan kemungkinan terjadinya.

Anda dapat menggunakan kategori sederhana seperti:

Rendah — kemungkinan terjadi relatif kecil.

Sedang — dapat terjadi dalam kondisi tertentu.

Tinggi — cukup sering terjadi atau memiliki kemungkinan besar terjadi.

Misalnya keterlambatan pembayaran pelanggan mungkin termasuk risiko tinggi jika bisnis memang banyak memberikan pembayaran tempo.

Sebaliknya, risiko kerusakan total pada seluruh perangkat kantor mungkin mempunyai kemungkinan lebih rendah.

Penilaian tidak harus menggunakan rumus yang rumit.

Pengalaman operasional, data sebelumnya, dan masukan dari tim dapat digunakan untuk membuat perkiraan awal.

Perhatikan Besarnya Dampak

Kemungkinan terjadi bukan satu-satunya faktor.

Dampaknya juga perlu dinilai.

Ada masalah yang sering terjadi tetapi dampaknya kecil. Sebaliknya, ada kejadian yang sangat jarang tetapi jika terjadi dapat membuat operasional berhenti total.

Contohnya, printer kantor mengalami gangguan mungkin cukup sering terjadi. Namun, bisnis masih dapat berjalan.

Bandingkan dengan kehilangan database utama.

Kejadian tersebut mungkin jauh lebih jarang, tetapi jika tidak memiliki backup, dampaknya dapat sangat besar.

Karena itu, risiko dapat dikelompokkan berdasarkan kombinasi kemungkinan dan dampaknya.

Risiko dengan kemungkinan tinggi dan dampak tinggi biasanya perlu mendapatkan perhatian terlebih dahulu.

Buat Daftar Prioritas Risiko

Setelah memahami kemungkinan dan dampaknya, Anda dapat membuat daftar prioritas.

Tidak perlu langsung menggunakan software khusus. Spreadsheet sederhana pun dapat digunakan.

Misalnya buat kolom:

Risiko | Penyebab | Kemungkinan | Dampak | Prioritas | Tindakan Pencegahan | Penanggung Jawab

Contohnya:

Server mengalami gangguan | Kerusakan perangkat | Sedang | Tinggi | Tinggi | Backup dan server cadangan | Tim IT

Atau:

Supplier terlambat | Keterlambatan distribusi | Sedang | Sedang | Sedang | Menyiapkan supplier alternatif | Purchasing

Dengan daftar tersebut, risiko tidak lagi hanya berada di pikiran pemilik usaha.

Tim dapat mengetahui masalah apa yang perlu diperhatikan dan siapa yang bertanggung jawab menanganinya.

Jangan Terlalu Bergantung pada Satu Supplier

Ketergantungan merupakan salah satu risiko yang cukup sering tidak disadari.

Jika hampir seluruh produk berasal dari satu supplier, bisnis akan sangat dipengaruhi oleh kondisi supplier tersebut.

Masalah dapat muncul ketika supplier mengalami keterlambatan, menaikkan harga, kehabisan stok, menghentikan produk, atau mengalami gangguan operasional.

Karena itu, untuk kebutuhan yang benar-benar penting, pertimbangkan alternatif.

Bukan berarti seluruh transaksi harus dibagi rata ke banyak supplier.

Supplier utama tetap dapat digunakan selama memberikan kualitas dan harga yang baik. Namun, setidaknya Anda mengetahui pilihan lain yang dapat digunakan ketika kondisi darurat terjadi.

Konsep yang sama berlaku pada banyak bagian bisnis.

Jangan sampai seluruh operasional bergantung pada satu orang, satu perangkat, satu pelanggan, atau satu sumber pendapatan tanpa rencana cadangan.

Waspadai Ketergantungan pada Pelanggan Besar

Memiliki pelanggan besar tentu menyenangkan.

Nilai transaksinya dapat memberikan kontribusi yang signifikan terhadap pendapatan.

Namun, kondisi tersebut juga dapat menciptakan risiko konsentrasi.

Misalnya 60 persen pendapatan bisnis berasal dari satu pelanggan. Ketika pelanggan tersebut berhenti membeli, dampaknya akan langsung terasa.

Karena itu, perhatikan komposisi pendapatan.

Jika bisnis terlalu bergantung pada satu atau dua pelanggan, mulai pikirkan cara memperluas basis pelanggan secara bertahap.

Tidak perlu mengurangi pelayanan kepada pelanggan besar. Yang dilakukan adalah membangun sumber pendapatan lain agar bisnis tidak terlalu bergantung pada satu pihak.

Risiko Arus Kas Perlu Mendapat Perhatian Khusus

Bisnis yang menghasilkan keuntungan belum tentu selalu memiliki kas yang cukup.

Misalnya perusahaan mendapatkan banyak penjualan secara kredit dengan pembayaran 60 hari. Di sisi lain, supplier harus dibayar dalam 14 hari.

Di atas kertas bisnis mungkin mendapatkan margin yang baik.

Namun, terdapat jarak waktu antara uang keluar dan uang masuk.

Jika tidak dikelola, perusahaan dapat mengalami kesulitan membayar biaya operasional meskipun memiliki banyak penjualan.

Karena itu, pemilik usaha perlu memantau beberapa hal:

• Saldo kas yang tersedia.
• Piutang yang belum dibayar.
• Jadwal pembayaran supplier.
• Gaji karyawan.
• Cicilan atau kewajiban rutin.
• Pengeluaran pajak.
• Biaya operasional bulanan.
• Kebutuhan dana beberapa bulan ke depan.

Proyeksi arus kas sederhana dapat membantu Anda melihat potensi kekurangan dana lebih awal.

Siapkan Dana Cadangan untuk Kondisi Tidak Terduga

Tidak semua kejadian dapat diprediksi.

Mesin dapat rusak. Kendaraan operasional membutuhkan perbaikan. Penjualan dapat turun sementara biaya tetap harus dibayar.

Dana cadangan memberikan ruang bagi bisnis untuk menghadapi kondisi seperti ini.

Besarnya tentu berbeda untuk setiap usaha.

Bisnis dengan biaya tetap tinggi membutuhkan perencanaan berbeda dibandingkan usaha dengan struktur biaya yang lebih fleksibel.

Yang terpenting adalah tidak menganggap seluruh kas yang tersedia sebagai uang yang bebas digunakan.

Sebagian dapat dialokasikan untuk kebutuhan darurat sehingga perusahaan tidak langsung mengalami tekanan ketika terdapat pengeluaran tidak terduga.

Perhatikan Risiko dari Karyawan Kunci

Pada usaha yang sedang berkembang, sering terdapat satu atau dua orang yang mengetahui hampir seluruh proses penting.

Misalnya hanya satu karyawan yang memahami sistem keuangan. Hanya satu orang mengetahui hubungan dengan supplier. Atau seluruh sistem teknologi hanya dipahami oleh satu developer.

Selama orang tersebut bekerja, semuanya terasa baik-baik saja.

Masalah muncul ketika ia sakit, cuti panjang, atau mengundurkan diri.

Operasional dapat terganggu karena tidak ada orang lain yang memahami pekerjaannya.

Untuk mengurangi risiko tersebut, dokumentasikan proses penting.

Buat SOP, simpan informasi pekerjaan pada tempat yang dapat diakses sesuai kewenangan, dan lakukan transfer pengetahuan.

Tujuannya bukan menggantikan karyawan tersebut, tetapi memastikan perusahaan tetap dapat berjalan ketika seseorang tidak tersedia.

Backup Data Bukan Sekadar Urusan Tim IT

Data sekarang menjadi bagian penting dari hampir semua bisnis.

Data pelanggan, transaksi, laporan keuangan, stok, dokumen perusahaan, hingga kontrak dapat tersimpan secara digital.

Kehilangan data dapat mengganggu operasional secara serius.

Karena itu, pemilik usaha perlu memastikan terdapat sistem backup yang memadai.

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan antara lain:

1. Data apa yang harus dibackup?
2. Seberapa sering backup dilakukan?
3. Di mana salinan backup disimpan?
4. Siapa yang dapat mengaksesnya?
5. Bagaimana proses pemulihan jika data utama rusak?
6. Apakah backup pernah diuji?

Pertanyaan terakhir sering terlupakan.

Memiliki file backup belum tentu berarti data dapat dipulihkan dengan baik. Karena itu, proses pemulihan sebaiknya diuji secara berkala.

Keamanan Akun Juga Termasuk Manajemen Risiko

Bisnis menggunakan banyak akun digital.

Mulai dari email perusahaan, media sosial, layanan pembayaran, sistem internal, hosting, marketplace, hingga berbagai aplikasi operasional.

Jika akun penting diambil alih oleh pihak lain, dampaknya dapat cukup besar.

Karena itu, keamanan akun sebaiknya menjadi bagian dari manajemen risiko.

Gunakan password yang kuat dan berbeda untuk layanan penting. Aktifkan autentikasi tambahan jika tersedia. Batasi akses berdasarkan tanggung jawab karyawan.

Ketika karyawan keluar dari perusahaan, lakukan pemeriksaan terhadap akun yang sebelumnya dapat mereka akses.

Prosedur sederhana seperti ini dapat mengurangi risiko keamanan yang sebenarnya dapat dicegah.

Buat Rencana Jika Operasional Utama Terganggu

Salah satu pertanyaan penting dalam manajemen risiko adalah:

Apa yang akan dilakukan jika sistem utama berhenti bekerja besok?

Jawabannya akan berbeda untuk setiap bisnis.

Toko mungkin membutuhkan alternatif ketika sistem kasir bermasalah. Bisnis online perlu memikirkan apa yang dilakukan ketika website tidak dapat diakses. Perusahaan distribusi perlu mempunyai rencana ketika kendaraan utama mengalami kerusakan.

Tidak semua bisnis membutuhkan disaster recovery plan yang kompleks.

Namun, setidaknya buat prosedur untuk beberapa skenario yang paling kritis.

Misalnya siapa yang harus dihubungi, sistem alternatif apa yang digunakan, bagaimana pelanggan diberi informasi, dan bagaimana operasional sementara dilakukan.

Ketika masalah benar-benar terjadi, tim tidak harus memikirkan semuanya dari awal dalam kondisi panik.

Jangan Mengabaikan Risiko Hukum dan Kepatuhan

Semakin berkembang sebuah usaha, semakin banyak pula kewajiban yang perlu diperhatikan.

Mulai dari legalitas badan usaha, perizinan, kontrak, perpajakan, perlindungan konsumen, ketenagakerjaan, hingga aturan khusus sesuai bidang bisnis.

Kesalahan pada area ini dapat menimbulkan biaya, sengketa, atau mengganggu operasional.

Karena itu, jangan menunggu masalah muncul baru memeriksa kepatuhan.

Lakukan evaluasi berkala dan gunakan bantuan profesional ketika terdapat bagian yang membutuhkan keahlian khusus.

Pemilik usaha tidak harus memahami seluruh detail hukum. Namun, setidaknya perlu mengetahui area mana yang memiliki kewajiban dan siapa yang dapat membantu memastikan bisnis mematuhinya.

Reputasi Juga Merupakan Aset yang Perlu Dijaga

Reputasi membutuhkan waktu lama untuk dibangun tetapi dapat terganggu dengan cepat.

Keluhan pelanggan yang tidak ditangani, kesalahan komunikasi di media sosial, kualitas produk yang menurun, atau informasi yang tidak akurat dapat memengaruhi kepercayaan.

Karena itu, risiko reputasi perlu diperhatikan.

Buat prosedur untuk menangani keluhan dan situasi sensitif.

Ketika terjadi kesalahan, hindari respons defensif yang justru memperbesar masalah. Cari tahu apa yang terjadi, berikan informasi yang jelas, dan lakukan perbaikan jika memang terdapat kekurangan.

Kecepatan dan kualitas respons sering kali menentukan bagaimana pelanggan melihat sebuah masalah.

Dokumentasikan Insiden yang Pernah Terjadi

Setiap masalah sebenarnya dapat menjadi bahan pembelajaran.

Sayangnya, setelah masalah selesai, bisnis sering langsung kembali ke aktivitas normal tanpa mencatat apa yang terjadi.

Akibatnya, beberapa bulan kemudian masalah yang sama terulang.

Buat catatan sederhana untuk insiden penting.

Tuliskan apa yang terjadi, penyebabnya, dampaknya, bagaimana masalah diselesaikan, dan perubahan apa yang perlu dilakukan agar tidak terulang.

Dengan cara tersebut, bisnis membangun pengetahuan dari pengalaman.

Semakin lama perusahaan berjalan, catatan tersebut dapat menjadi sumber informasi yang sangat berharga untuk memperbaiki SOP.

Tentukan Siapa yang Bertanggung Jawab

Risiko yang sudah diketahui tetap tidak akan banyak membantu jika tidak ada yang bertanggung jawab.

Misalnya perusahaan mengetahui bahwa backup sangat penting, tetapi tidak ada orang yang memastikan proses tersebut berjalan.

Pada akhirnya, semua orang menganggap orang lain sudah melakukannya.

Karena itu, setiap risiko utama sebaiknya memiliki penanggung jawab.

Tidak berarti orang tersebut harus menyelesaikan semuanya sendiri.

Tugasnya adalah memastikan tindakan pencegahan berjalan dan mengetahui apa yang perlu dilakukan ketika masalah muncul.

Untuk usaha kecil, pemilik mungkin masih memegang beberapa tanggung jawab. Seiring pertumbuhan perusahaan, tanggung jawab tersebut dapat dibagi kepada kepala divisi atau anggota tim yang relevan.

Lakukan Evaluasi Risiko Secara Berkala

Daftar risiko tidak bersifat permanen.

Risiko bisnis berubah seiring perkembangan perusahaan.

Ketika baru mempunyai lima karyawan, risiko sumber daya manusia mungkin relatif sederhana. Ketika jumlahnya menjadi 100 orang, kondisinya berbeda.

Begitu pula ketika bisnis membuka cabang baru, menggunakan sistem baru, memasuki pasar baru, atau mendapatkan pelanggan besar.

Karena itu, lakukan evaluasi secara berkala.

Anda dapat melakukannya setiap beberapa bulan atau ketika terdapat perubahan besar dalam bisnis.

Periksa kembali risiko yang sudah tercatat. Apakah masih relevan? Apakah tingkat risikonya berubah? Apakah ada risiko baru?

Pendekatan ini membuat manajemen risiko menjadi bagian dari pengelolaan bisnis, bukan sekadar dokumen yang dibuat sekali kemudian dilupakan.

Manajemen Risiko Membantu Bisnis Lebih Siap Menghadapi Ketidakpastian

Memahami dasar-dasar manajemen risiko yang perlu dipahami pemilik usaha sebenarnya tidak harus dimulai dengan metode yang rumit.

Mulailah dengan pertanyaan sederhana: apa saja yang dapat mengganggu bisnis, seberapa mungkin hal tersebut terjadi, dan seberapa besar dampaknya?

Setelah itu, prioritaskan risiko yang paling penting.

Siapkan tindakan pencegahan, alternatif supplier, backup data, dana cadangan, dokumentasi pekerjaan, pengamanan akun, serta prosedur ketika operasional mengalami gangguan.

Tidak semua risiko membutuhkan biaya besar untuk ditangani.

Terkadang langkah sederhana sudah memberikan perlindungan yang berarti. Menyimpan backup, membuat SOP, memiliki supplier alternatif, memisahkan hak akses, atau memantau arus kas secara rutin dapat mengurangi banyak masalah.

Manajemen risiko juga bukan tentang menjadi terlalu takut mengambil keputusan.

Bisnis tetap membutuhkan keberanian untuk mencoba produk baru, melakukan investasi, merekrut orang, memasuki pasar baru, dan melakukan ekspansi.

Perbedaannya adalah keputusan tersebut dilakukan dengan pemahaman yang lebih baik mengenai kemungkinan yang dapat terjadi.

Pada akhirnya, tidak ada bisnis yang benar-benar bebas dari masalah. Kondisi pasar dapat berubah, teknologi dapat mengalami gangguan, pelanggan dapat berpindah, dan berbagai kejadian tidak terduga tetap mungkin muncul.

Yang dapat dilakukan pemilik usaha adalah mempersiapkan bisnis agar tidak terlalu rapuh ketika menghadapi perubahan tersebut.

Dengan manajemen risiko yang diterapkan secara konsisten, perusahaan memiliki kesempatan lebih besar untuk merespons masalah dengan tenang, menjaga operasional tetap berjalan, dan mengambil keputusan berdasarkan persiapan yang sudah dibuat sebelumnya.